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トラブルを未然に防ぐ労働時間管理のポイント

トラブルを未然に防ぐ労働時間管理のポイント

トラブルが起きる前に対策を

 労働基準監督署からの指導、もしくは従業員からの告発により、未払いの残業代が発覚するようなニュースを一度は耳にしたことがあるだろう。自分の会社は正しくやっているのでそういう話とは無縁だと思っていても、ある日突然残業代の未払い分を支払うよう命じる文書が届いたりすることもあるのだ。
 使用者は労務管理の一番の要となる労働時間管理の重要性を理解し、今後のリスク回避のためにも基本的事項も含めて学びなおすことも必要である。今回は、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」という資料を一部参考にしながら、残業代未払いトラブル防止のための正しい労働時間管理を考えていくこととする。

使用者には労働時間を適切に把握する責務がある

 まず前提として、労働基準法が労働時間・休日・深夜業等について規定を設けていることから、使用者には労働時間を適切に把握・管理する責務がある。
 労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間のことを言う。業務指示の明示・黙示は問わないのでここは注意したいポイントである。たとえ残業命令を出していなくても、就業時間内に終わらないと思われる仕事量を与えられ、管理者による退社を促す言動がない場合には黙示の命令をしたとみなされる。残業を推奨しないのであれば、終業時刻を過ぎたら速やかに帰るように声掛けするのが良いだろう。
 また、業務に必要な準備行為や、業務に関連した後始末、手待時間※、業務上義務付けられた研修等も労働時間に含めるのが正しい。使用者はこの認識をもって、労働時間を確認する必要があると言える。
※使用者の指示があった場合には即時に業務に従事することを求められており、労働から離れることが保障されていない状態で待機等している時間のこと。

労働時間の確認方法

 ガイドラインには始業・終業時刻の確認方法として、①使用者自身の現認による記録、②タイムカードやICカード、パソコンの使用時間等の客観的記録、そして①②が行えない場合の手段として③労働者自身の自己申告制が上げられている。いずれの手段にしても労働者・使用者の双方に、前述した労働時間に関しての正しい認識が求められる。終業後に同僚と待ち合わせてからタイムカードを打刻したり、所定の終業時刻で退社時間を打刻してから残務を処理したりすることを許していては、正確な確認はできないので厳しく指導して改善しなければならない。
 労働時間の記録と実態に乖離があれば補正する必要があるし、また適正な申告を阻害するような慣習が行われていないか確認することが必要だ。
 なお、労働時間の把握義務と共に、出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類については3年間の保存義務もある。違反には罰則があり、パソコンのメール送信履歴等との不整合が発覚すれば偽装工作と捉えられかねない。調査や労使トラブル発生の際、労働基準監督署がまず確認を求めてくる書類であるので、十分注意して取り扱うようにしてほしい。

固定残業代の運用には要注意

 残業代未払いとなる要因は他にもある。例えば外回りの営業には残業代は不要であるとか、固定残業代を支給していれば何時間残業してもそれ以上払う必要はないと勘違いしていることも多い。例えば固定残業代として30時間分を支払っているのなら、30時間を超えて働いた分については残業代を支払わなければいけない。
 働き方改革の新制度に備えて残業時間の削減は早急に対応したい問題であるが、どう手を付けていいか迷っている担当者も多いことだろう。初めの一歩はまず労働時間を正確に把握することから、対策に取り組んではどうだろうか。

参照:厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」


(庄司 英尚 株式会社アイウェーブ代表取締役、庄司社会保険労務士事務所 所長)
2018.12.3
(出典:FPS-net http://www.fps-net.com/

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