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会議の効率化に必要な取り組みとは?

会議の効率化に必要な取り組みとは?

生産性向上には会議の効率化が不可欠

 4月6日、政府は今国会の最重要課題と位置づけている「働き方改革関連法案」を閣議決定した。会期中に法案成立なるか注目されるところだが、そもそも働き方改革には生産性向上が欠かせないわけで、なかでも会議の効率化についてはたびたび議論されている。
 役員や部課長など会社の幹部が参加する会議も多く、一般社員がおいそれと会議のやり方に意見しにくいのは事実であるが、会議をするほどの内容でもないのに慣例として続けている会議、仕事をしていることをアピールするために開催されているような会議、議題とかけ離れた内容に迷走して結局何も決まらない会議なども意外とあるようで、このような会議のせいで実務に充てる時間が削られるという声なき声もある。
 会議は参加者それぞれが予定を調整し、時間を費やすものだからこそ、会議の質の向上や運営面なども含めて常により良くする努力は必要である。
 経団連が今年1月16日に発表した「2017年人事・労務に関するトップ・マネジメント調査結果」の中に興味深いデータがあるので紹介しよう。「会議の効率化に向けた具体的取組み(複数回答)」というテーマには2つの設問があり、回答が多かったそれぞれ上位5つを比較してみた(その他は除く)。
 会議の効率化のために「すでに実施している」項目と回答した割合でトップ5は以下のようになっている。

 

1 テレビ会議等の導入 83.8%
2 資料の事前送付 70.5%
3 実施目的の事前周知 69.4%
4 時間の制限・厳守 58.0%
5 ペーパーレス化 55.2%

 

会議の効率化には、議事録の廃止も検討か?

 では、もう1つの設問「着実に成果が出ているもの」の回答を見てみよう。これは各施策の実施企業のうち、「着実に成果を出している」項目と回答した割合でトップ5は以下のようになっている。

 

1 議事録の廃止 75.0%
2 会議の進め方に関する研修の実施 73.8%
3 資料体裁の変更、構成・分量の標準化 41.1%
4 ペーパーレス化 27.7%
5 時間の制限・厳守 25.2%

 

 2つのトップ5を比較すると、すでに実施していて、着実に成果が出ているのは、「時間の制限・厳守」と「ペーパーレス化」だということがわかる。それでは、共通しなかったそれぞれ3項目について、すでに実施している項目は成果が出たと回答した割合、成果が出ている項目は実施していると回答した割合を見てみよう。

 

すでに実施している上位3項目 成果が出ているという回答割合 着実に成果が出ている上位3項目 実施しているという回答割合
テレビ会議等の導入 8.5% 議事録の廃止 5.2%
資料の事前送付 10.1% 会議の進め方に関する研修の実施 9.1%
実施目的の事前周知 8.7% 資料体裁の変更、構成・分量の標準化 34.1

 

 このデータによると、「テレビ会議等の導入」や「資料の事前送付」や「実施目的の事前周知」を行っている会社は多いが、会議の効率化のためには成果はさほど出ていない。一方、「議事録の廃止」や「会議の進め方に関する研修の実施」は成果が出ているが、実施している会社は少ないことが明らかになった。「資料体裁の変更、構成・分量の標準化」については、成果はそこそこ出ていて実施している会社はそれなりにあった。
 会社のシステムは一朝一夕に変わるものではないが、このような着実に成果を出している会社の実施項目を自社でもあらためて検討してみる必要があるのではなかろうか。


参照:経団連「2017年人事・労務に関するトップ・マネジメント調査結果」


(庄司 英尚 株式会社アイウェーブ代表取締役、庄司社会保険労務士事務所 所長)
2018.5.7
(出典:FPS-net http://www.fps-net.com/

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